План проект: Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

Содержание

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

Аудиоверсия:

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.

Работы с возможными рисками.
Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 14 голоса

Рейтинг статьи

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

Хорошие проектные планы — это больше чем список того, что и когда нужно сделать

Просмотр тем

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 1. Представьте свой план в виде карты проекта.

Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:

Какой путь назначения? Как вы поймете, что проект завершен?
Кто пойдет по этой карте?
Какие контрольные точки предстоит пройти по пути и какое между ними примерное расстояние?
С какими препятствиями можно столкнуться? Есть ли альтернативные маршруты?

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
Понять их ожидания и уровень влияния.
Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет. Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

Название проекта
Срок сдачи
бюджет;
Цели плана
Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
Подробности заданий и уточняющие замечания
Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Коллекция шаблонов для управления проектами

Используйте эту коллекцию шаблонов Confluence для создания и реализации проекта

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

Получить бесплатно

Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов [2023] • Asana

Резюме

Организуйте свои проекты с помощью планов проектов, чтобы не отставать от графика — еще до того, как вы начнете. План проекта содержит все необходимые детали вашего проекта, такие как цели, задачи, объем, сроки и результаты. Это показывает заинтересованным сторонам четкую дорожную карту вашего проекта, гарантирует, что у вас есть ресурсы для него, и с самого начала привлекает всех к ответственности. В этой статье мы научим вас семи шагам для создания собственного плана проекта.

Планы проекта необходимы для того, чтобы ваш проект был организован и соблюдался. Отличный план проекта поможет вам начать работу со всеми необходимыми элементами — от целей и бюджета до этапов и планов коммуникации — в одном месте. Сэкономьте свое время (и немного головной боли), создав рабочий план, который сделает ваш проект успешным.

Что такое план проекта?

План проекта, иногда называемый рабочим планом, представляет собой схему целей, задач и задач, которые ваша команда должна выполнить для конкретного проекта. Ваш план проекта должен включать информацию о расписании проекта, объеме, сроках выполнения и результатах для всех этапов жизненного цикла проекта. Но не все процессы планирования проектов созданы одинаковыми, что приводит к тому, что некоторые команды недоиспользуют их или полностью пропускают. Чтобы написать эффективный план проекта, вы должны быть методичными (выполнять ряд шагов), конкретными и четкими, когда дело доходит до ваших идей и стратегии реализации.

Бесплатный многофункциональный шаблон проекта

Если вы все еще не знаете, что такое план проекта, вот чем он отличается от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ тоже самое. Разные команды или отделы могут предпочесть тот или иной термин, но оба они в конечном итоге описывают одно и то же: список общих действий, которые вам необходимо предпринять для достижения целей вашего проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это план вашего проекта. В основном вы используете уставы проекта, чтобы получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон, прежде чем начать. Это означает, что устав вашего проекта предшествует вашему плану проекта. Устав проекта — это набросок простого плана проекта, который должен включать только ваши цели проекта, объем и обязанности. Затем, как только ваш устав будет утвержден, вы можете создать план проекта, чтобы предоставить более подробный план ключевых элементов вашего проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

План проекта и объем проекта

Объем проекта определяет размер и границы вашего проекта. В рамках плана вашего проекта вы должны определить масштаб проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами проекта. Если вы когда-либо беспокоились о расширении масштаба, вы можете вернуться к предварительно определенному объему в плане проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Прочтите: Краткое руководство по определению масштаба проекта — за 8 шагов

План проекта и проект Agile

Управление проектами Agile — это структура, помогающая командам разбить работу на итерационные, совместные компоненты. Agile-фреймворки часто работают в сочетании с методологиями scrum и sprint. Как и в любом проекте, команда проекта Agile может извлечь выгоду из наличия плана проекта, прежде чем приступить к работе.

Прочтите: Asana для Agile и Scrum

План проекта и структура распределения работ

Подобно плану проекта, структура распределения работ (WBS) помогает вам в выполнении проекта. В то время как план проекта фокусируется на каждом аспекте вашего проекта, WBS фокусируется на результатах, разбивая их на промежуточные результаты и задачи проекта. Это поможет вам визуализировать весь проект в простых шагах. Поскольку это визуальный формат, WBS лучше всего рассматривать в виде диаграммы Ганта (или временной шкалы), доски Канбан или календаря, особенно если вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Прочтите: структурная декомпозиция работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Почему важны планы проекта?

Планы проекта составляют основу всего проекта. Без него вы упускаете первый важный шаг в общем процессе управления проектом. Когда вы запускаете проект без определенных целей или задач, это может привести к неорганизованности работы, разочарованию и даже расширению масштабов. Четкий письменный план управления проектом обеспечивает базовое направление для всех заинтересованных сторон, а также обеспечивает подотчетность каждого. Это подтверждает, что у вас есть ресурсы, необходимые для проекта, еще до его фактического начала.

План проекта также позволяет вам, как ответственному за исполнение, прогнозировать любые потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, пока проект еще находится на стадии планирования. Таким образом, вы можете быть уверены, что проект будет достижим или, при необходимости, будет правильным. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами, между планированием проекта и его успехом существует тесная связь: чем лучше ваш план, тем лучше ваш результат. Таким образом, преодоление этапа планирования также способствует повышению эффективности и результатов проекта.

7 шагов для написания плана проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Чтобы создать четкий план управления проектом, вам нужен способ отслеживать все его движущиеся части. Независимо от типа проекта, который вы планируете, каждый рабочий план должен содержать:

Цели и задачи проекта
Показатели успеха
Заинтересованные стороны и роли

Объем и бюджет

Вехи , результаты и зависимости проекта
Сроки и расписание
План коммуникации

Не знаете, что каждый из них означает или должен выглядеть? Давайте углубимся в детали:

Шаг 1: Определите свои цели и задачи

Вы работаете над этим планом проекта по определенной причине — скорее всего, вы, ваша команда или ваша компания достигнете конечной цели. Но как вы узнаете, достигли ли вы этой цели, если у вас нет способа измерить успех?

Каждый успешный план проекта должен иметь четкий желаемый результат. Определение ваших целей обеспечивает обоснование вашего плана проекта. Это также держит всех на одной волне и фокусирует внимание на результатах, которых они хотят достичь. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, которые знают, как их работа способствует достижению целей компании, в 2 раза более мотивированы. Однако только 26% сотрудников обладают такой ясностью. Это потому, что постановка целей чаще всего происходит отдельно от фактической работы. Определив свои цели в плане работы, вы можете напрямую связать работу, которую выполняет ваша команда, с целями проекта в режиме реального времени.

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Как правило, цели вашего проекта должны быть более высокого уровня, чем цели вашего проекта. Цели вашего проекта должны быть целями SMART, которые помогут вам измерить успех проекта и показать, как ваш проект согласуется с бизнес-целями. С другой стороны, цель составления целей проекта состоит в том, чтобы сосредоточиться на фактических, конкретных результатах, которых вы собираетесь достичь в конце своего проекта. Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения целей, поэтому вы можете создать рабочий процесс, соответствующий целям проекта.

Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения ваших целей, посредством целей вашего проекта. Включив свои цели непосредственно в документацию по планированию, вы можете держать путеводную звезду вашего проекта под рукой. Когда вы определяете объем своего проекта или составляете график своего проекта, проверьте свои цели, чтобы убедиться, что работа способствует достижению ваших основных целей.

Прочтите: Как составить эффективную цель проекта с примерами

Шаг 2. Установите показатели успеха

Определив свои цели, убедитесь, что они измеримы, установив ключевые показатели успеха. Хотя ваша цель служит предполагаемым результатом, вам нужны показатели успеха, чтобы вы знали, работаете ли вы в соответствии с планом для достижения этого результата. Лучший способ сделать это – поставить SMART-цели. С SMART-целями вы можете убедиться, что ваши показатели успеха ясны и измеримы, поэтому вы можете оглянуться на конец своего проекта и легко сказать, достигли ли вы их или нет.

Например, целью мероприятия может быть проведение 22 июня ежегодной трехдневной конференции для специалистов по поисковой оптимизации. Показателем успеха для этой цели может быть присутствие на вашей конференции не менее 1000 человек. Это и понятно, и измеримо.

Бесплатный шаблон межфункционального проекта

Шаг 3. Уточните заинтересованные стороны и роли

Запуск проекта обычно означает вовлечение в его выполнение соавторов. В плане управления проектом укажите, какие члены команды будут участвовать в проекте и какова будет роль каждого человека. Это поможет вам решить, кто отвечает за каждую задачу (к чему мы скоро вернемся), и сообщит заинтересованным сторонам, как вы ожидаете их участия.

В ходе этого процесса обязательно определите различные роли и обязанности, которые могут быть у ваших заинтересованных лиц. Например, кто непосредственно отвечает за успех проекта? Есть ли какие-либо утверждающие, которые должны быть привлечены, прежде чем что-либо будет завершено? Какие кросс-функциональные заинтересованные стороны должны быть включены в план проекта? Нужно ли учитывать какие-либо факторы управления рисками?

Рассмотрите возможность использования системы, такой как диаграмма RACI, чтобы помочь определить, кто продвигает проект вперед, кто будет утверждать решения, кто будет вносить свой вклад в проект и кто должен оставаться в курсе хода проекта.

Затем, когда вы обозначите все свои роли и заинтересованные стороны, не забудьте включить эту документацию в свой план проекта. Как только вы завершите свой план, ваш рабочий план станет вашим межфункциональным источником истины.

Прочтите: 9 стратегий успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определите свой бюджет

Запуск проекта обычно стоит денег. Будь то наем фрилансеров для написания контента или кейтеринговая компания для мероприятия, вы, вероятно, потратите немного денег.

Поскольку вы уже определили свои цели и заинтересованные стороны в рамках плана проекта, используйте эту информацию для составления бюджета. Например, если это кросс-функциональный проект с участием нескольких отделов, будут ли отделы делить стоимость проекта? Если у вас есть конкретная целевая метрика, например посетители мероприятия или новые пользователи, поддерживает ли ваш предлагаемый бюджет эту задачу?

Установив бюджет проекта на этапе планирования проекта (и до того, как начнутся расходы), вы сможете получить одобрение, легче отслеживать ход выполнения и принимать разумные и экономичные решения на этапе реализации вашего проекта. Заранее зная свой бюджет, вы сможете управлять ресурсами, гарантируя, что вы не превысите первоначальный финансовый объем проекта. Планирование поможет вам определить, какие части вашего проекта будут стоить сколько, не оставляя места для сюрпризов позже.

Шаг 5. Согласование вех, результатов и зависимостей проекта

Важная часть планирования вашего проекта — установка вех или конкретных целей, которые представляют достижение. Вехи не требуют даты начала и окончания, но достижение одной из них знаменует собой значительное достижение в ходе вашего проекта. Они используются для измерения прогресса. Предположим, вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Установка вехи на временной шкале вашего проекта, когда прототип будет завершен, поможет вам измерить прогресс, которого вы достигли на данный момент.

Результат проекта, с другой стороны, — это то, что фактически произведено, когда вы достигаете вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигли важной вехи, когда создали конечный результат, которым стал прототип. Вы также можете использовать зависимости проекта — задачи, которые вы не можете начать, пока не будут завершены другие. Зависимости гарантируют, что работа начнется только после того, как она будет готова. Продолжая пример, вы можете создать зависимость проекта, требующую утверждения от руководителя проекта перед началом тестирования прототипа.

Если вы используете наш бесплатный шаблон плана проекта, вы можете легко организовать свой проект по результатам, зависимостям и вехам. Таким образом, каждый в команде будет иметь четкое представление о работе в рамках вашего проекта и основных этапах, над которыми будет работать ваша команда.

Прочтите: Как устанавливать, достигать и отмечать вехи проекта

Шаг 6. Наметьте график и график

Для достижения целей проекта вам и вашим заинтересованным сторонам необходима ясность в отношении общего графика и графика проекта. Согласование временных рамок может помочь вам лучше расставить приоритеты во время сессий стратегического планирования.

Не все проекты имеют четкие временные рамки. Если вы работаете над большим проектом с несколькими неизвестными датами, рассмотрите возможность создания дорожной карты проекта вместо полномасштабного графика проекта. Таким образом, вы можете уточнить порядок выполнения различных задач, не обязательно устанавливая точные даты.

После того, как вы выполнили обязанности высокого уровня, пришло время уделить внимание деталям. В шаблоне плана работы начните с разбивки проекта на задачи, чтобы ни одна часть процесса не была пропущена. Большие задачи можно даже разбивать на более мелкие подзадачи, что делает их более управляемыми.

Затем возьмите каждую задачу и подзадачу и назначьте им дату начала и дату окончания. Вы начнете визуально видеть, как все объединяется в единую временную шкалу проекта. Обязательно добавьте заинтересованных лиц, наметив, кто чем занимается и когда.

Прочтите: Как создать временную шкалу проекта за 7 шагов

Шаг 7. Поделитесь своим планом коммуникации

Мы установили, что в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили общения у них будут различаться. У вас есть возможность заранее указать свои ожидания для этого конкретного проекта в плане проекта. Наличие плана коммуникации необходимо для того, чтобы убедиться, что все понимают, что происходит, как продвигается проект и что происходит дальше. И на случай, если возникнет препятствие, у вас уже будет четкая система связи.

При разработке плана коммуникации ответьте на следующие вопросы:

Сколько встреч, связанных с проектом, вам нужно провести? Каковы их цели?
Как вы будете управлять обновлениями статуса проекта? Где вы будете делиться ими?
Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом и сообщения о прогрессе и обновлениях?

Как и другие элементы вашего плана проекта, убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и межфункциональные сотрудники должны иметь возможность легко найти эти рекомендации на этапах планирования и выполнения вашего проекта.

Прочтите: Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

Пример плана проекта

Далее, чтобы помочь вам понять, как должен выглядеть ваш план управления проектом, вот два примера планов для маркетинговых и дизайн-проектов, которые помогут вам во время собственное планирование проекта.

Пример плана проекта: годовой календарь контента

Предположим, вы руководитель отдела контента в своей компании, и в ваши обязанности входит создание и предоставление календаря контент-маркетинга для всего контента, который будет опубликован в следующем году. Вы знаете, что ваш первый шаг — составить план работы. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успеха

Вы устанавливаете, что ваша цель создания и выполнения календаря контента состоит в том, чтобы повысить вовлеченность на 10%. Показатели вашего успеха — это показатель открываемости и рейтинг кликов в электронных письмах, количество подписчиков вашей компании в социальных сетях и рейтинг ваших материалов в поисковых системах.

Заинтересованные стороны и роль каждого человека

В этом проекте будут задействованы пять человек.

Вы, ведущий контент: Разработка и ведение календаря
Брэндон и Джейми, сценаристы: Предоставление набросков и копий для каждой части контента
Нейт, редактор: Редактирование и предоставление отзывов о контенте
Паула, Производитель: Опубликовать контент после того, как он будет написан и отредактирован

Бюджет

Ваш бюджет на план проекта и годовой объем контента составляет 50 000 долларов.

Вехи и результаты

Ваша первая веха — заполнить календарь контента, в котором показаны все темы за год. Результатом является общедоступная версия календаря. И этапы, и результаты должны быть четко отмечены в графике вашего проекта.

Временная шкала и расписание

Вы определили, что ваше расписание для плана проекта календаря контента будет следующим:

15 октября — 1 ноября: Этап исследования для поиска идей для тем для контента
2 ноября — 30 ноября: Определите темы, о которых вы будете писать
1 декабря — 1 января: Составление календаря
900 04 1 января — 31 декабря: Содержимое будет написано Брэндоном и Джейми и отредактировано Нейтом, в течение года
16 января — 31 декабря: Паула начнет публиковаться и продолжит делать это по мере поступления в течение года.

План коммуникации

У вас будет стартовое совещание, а затем ежемесячные совещания по обновлению информации в рамках вашего плана коммуникации. Еженедельные обновления статуса будут отправляться в пятницу после обеда. Вся коммуникация, связанная с проектом, будет происходить в инструменте управления проектами.

Как ClassPass управляет планами проектов от начала до конца

Керри Хоффман, старший менеджер проекта по маркетинговым операциям в ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, осуществляемые творческими командами, командами по развитию и работе с контентом. Вот три ее лучшие стратегии управления планами проектов:

Заранее определите заинтересованные стороны: Независимо от масштаба проекта очень важно знать, кто является заинтересованными сторонами и их роль в проекте, чтобы обеспечить привлечение нужных людей на каждом этапе. Это также упростит процесс проверки и утверждения до того, как команда приступит к работе.
Договоритесь о том, как вы хотите сообщать о своем проекте: Определите, где и когда должно происходить общение по вашему проекту, чтобы гарантировать, что ключевая информация будет собрана в нужном месте и все будут согласованы.
Будьте гибкими и изучайте стили работы других людей: Проекты не всегда идут по плану, но правильное управление интеграцией поможет обеспечить бесперебойную работу проектов. Кроме того, узнайте, как участники проекта любят работать, чтобы учитывать это при создании плана. Это поможет работать более гладко, как только вы начнете выполнять.

Прочтите: Передовой опыт творческого производства от Керри Хоффман из ClassPass

Напишите план своего следующего проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали специалистом по планированию работы. С помощью нескольких шагов, немного времени и целой организации вы успешно написали план проекта.

Следите за собой и своей командой и решайте проблемы на раннем этапе, используя такой инструмент управления проектами, как Asana. Уверенно работайте над каждым этапом плана проекта и оптимизируйте общение с командой.

Бесплатный шаблон многофункционального проекта

Как создать план проекта за 5 простых шагов

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для того, чтобы история получилась правильной, требуется детальное планирование и управление проектом. Некоторые из этих историй короткие и по делу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие неожиданными поворотами.

Загрузить это руководство

Перенаправление в PDF-файл

Упс! Что-то пошло не так при отправке формы.

Независимо от длины или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной линии или наброске — или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

Что такое планирование проекта?
Что такое план управления проектом?
Этапы планирования проекта
Как создать план проекта в TeamGantt
Примеры простых планов проекта
Бесплатные шаблоны планирования проекта

Определения планирования проекта

Прежде чем углубиться в основы процесса, давайте начнем с нескольких определения .

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы. Это один из самых важных процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом, также известный как план проекта, представляет собой документ, описывающий процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с объемом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в соответствии с бюджетом.

План проекта сообщает важную информацию, такую как сроки, задания и ключевые вехи, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта. Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить работу.

Самый простой способ составить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Этапы планирования проекта: как написать хороший план проекта

Плохое планирование может привести к довольно неприятным последствиям — от срыва сроков и перерасхода бюджета до выгорания команды и разочарования клиентов. Вот почему важно установить надежный процесс, который вы можете использовать для планирования любого проекта.

Планирование проекта не должно быть сложным. Эти основные этапы планирования проекта помогут вам написать план, который будет реалистичным и точным.

Начните с исследования и предварительного планирования
Набросайте примерный план вашего проекта
Составьте подробный график проекта
Представьте и подтвердите свой план
Выполните свой план и внесите необходимые изменения

Лучше смотреть, чем читать ? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

Шаг 1: Начните с исследования и предварительного планирования

План проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была небылица! Поэтому убедитесь, что вы знаете все факты, прежде чем приступить к созданию плана проекта.

Понимание масштаба и ценности проекта

Понимание тонкостей проекта поможет вам определить наилучший процесс и выявить препятствия, которые могут помешать успеху. Проведите собственное исследование, чтобы копнуть глубже:

Цели и результаты проекта
Партнерские отношения и внешние зависимости
Потенциальные проблемы и риски

Погрузитесь в любые коммуникации, имеющие отношение к проекту. Просмотрите объем работ и сопутствующие документы (может быть, RFP или заметки о звонках по продажам или встречах с вашей командой по работе с клиентами). Будьте тщательны в своем исследовании, чтобы раскрыть важные детали проекта, и задавайте вдумчивые вопросы, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

Опрос основных заинтересованных сторон

Если вы хотите поразить заинтересованных лиц блестящей реализацией проекта, вы должны знать, как они работают и чего они ожидают. Запланируйте время с вашим основным контактным лицом по проекту и задайте ему несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создавать план проекта.

Это придаст заинтересованным сторонам проекта уверенность в том, что у вашей команды есть опыт справиться с любой трудной личностью или ситуацией. Это также показывает, что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

Обязательно обсудите следующие вопросы со своими заинтересованными сторонами:

Владение продуктом и процесс принятия решений
Уровни заинтересованности/участия заинтересованных сторон
Ключевые отключения, встречи, сроки и движущие факторы
Связанные или подобные проекты, цели и результаты
Лучший способ общения с партнерами и заинтересованными сторонами

См. список примеров вопросов для интервью, которые можно задать заинтересованным сторонам, чтобы вы могли разработать более эффективные планы проекта.

Познакомьтесь со своей командой

Последний шаг на этапе исследования — уделить время тому, чтобы узнать больше о людях, которые будут нести ответственность за работу. Сядьте со своей командой и узнайте их:

Experation
интересов
Стили совместной работы и общения
Доступность и рабочая нагрузка

и пропускной способности во внимание. В конце концов, счастливая команда реализует лучшие проекты.

Шаг 2. Набросайте черновой план вашего проекта

Теперь, когда вы собрали основные детали проекта, следующим шагом будет создание чернового наброска вашего плана. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать об обсуждениях, которые вы провели на этапе предварительного планирования, и о подходе, который может быть использован вашей командой для достижения целей проекта.

Набросайте основные компоненты плана вашего проекта

Сядьте с ручкой и бумагой (или доской) и набросайте, как проект должен работать на высоком уровне. Убедитесь, что у вас есть календарь рядом, чтобы проверить даты.

Если вы не знаете, с чего начать, начните с того, кто, что, когда и как в проекте. Любой солидный план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

Каковы основные результаты?
Как мы достигнем этих результатов и сроков?
Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
Когда команда достигнет вех?
Когда другие члены команды будут участвовать в разработке или предоставлении отзывов об этих результатах?

Первоначальный план может быть очень грубым и выглядеть примерно как структура разбивки работ, как отмечалось в нашей главе об оценке проекта. Убедитесь, что план вашего проекта включает следующие компоненты:

Результаты и задачи, необходимые для их создания
Процесс утверждения вашим клиентом
Сроки, связанные с задачами/результатами
Идеи о ресурсах, необходимых для задач/результатов
Список предположений, которые вы делаете в плане
Список абсолютных значений, связанных с бюджетом проекта и/или сроками

Учет этих элементов поможет вам избежать неожиданностей или, по крайней мере, свести их к минимуму. И помните, вы делаете это как черновик, чтобы вы могли использовать его в качестве начала разговора для вашей команды. Это еще не финал!

Получите информацию от своей команды о процессе, усилиях и сроках

Вы же не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу до того, как представите его своему клиенту. Вот почему руководитель проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

После того, как вы набросаете основные наброски своего плана, поделитесь этими примерными идеями и соображениями со своей командой. Это позволяет вам приглашать к обсуждению того, что может сработать, а не просто диктовать процесс. В конце концов, каждый проект должен начинаться с четкого изложения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения.

Обязательно получите от своей команды информацию о том, как они могут выполнять поставленные задачи, не убивая бюджет и мораль команды. Как менеджер проекта, вы можете выбрать подходы Agile или Waterfall, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

Вы также можете использовать это время для пересмотра плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над планом проекта дизайна веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Или у вас может быть два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

Обработка идей командой и открытый диалог о подходе не только помогают составить более точный план проекта. Это заставляет всех думать о проекте с одинаковых позиций. Этот тип участия и общения укрепляет доверие и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Это может творить чудеса на благо вашей команды и проекта.

Шаг 3: Составьте подробный график проекта

На этом этапе вы должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя любой удобный для вас инструмент. (Кхм, TeamGantt отлично работает для многих довольных клиентов. )

Создайте план своего проекта

Любой хороший онлайн-инструмент планирования проекта поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в последовательном визуальном формате, который легко отслеживать и отслеживать. . Убедитесь, что задачи, продолжительность, вехи и даты предельно ясны, и постарайтесь, чтобы ваш план проекта был простым. Чем легче читать, тем лучше!

См. шаги по созданию плана проекта в TeamGantt

Будьте максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана проекта. Когда дело доходит до форматирования плана проекта, не существует абсолюта, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

Помните, люди по-разному усваивают информацию. Хотя вы можете быть неравнодушны к диаграмме Ганта, другие могут предпочесть просматривать задачи в виде списка, календаря или даже канбан-доски. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предпримете шаги для создания надежного плана.

TeamGantt позволяет быстро и легко создавать и корректировать план проекта с помощью простой функции перетаскивания. Кроме того, он поставляется с настраиваемыми представлениями, чтобы соответствовать стилю работы каждого члена команды. Попробуйте и создайте план проекта бесплатно!

Если ваша команда в настоящее время предпочитает электронные таблицы и еще не совсем готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Самый простой способ построить план проекта

Шаг 4: Представьте и подтвердите свой план

Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его с командой и составили формальный план проекта.

Теперь пришло время проявить должную осмотрительность. Легко добавить что-то в план, но вы должны убедиться, что делаете это правильно.

Обработайте ваш окончательный план вашей внутренней командой

Ваша команда должна знать реальность вашего плана в его нынешнем виде после того, как вы разработали его в TeamGantt. И вы хотите быть уверены, что им удобно вдаваться в подробности. Если они этого не сделают, все быстро развалится!

Всегда проверяйте окончательный план вместе с командой, прежде чем предоставлять его заинтересованным сторонам. Почему? Потому что такие вещи, как даты и задачи — и даже задания — будут меняться по мере того, как вы формализуете грубый набросок своего плана.

Вот несколько моментов, которые вы захотите обсудить со своей командой, когда будете вместе просматривать окончательный план:

Время пересмотра
Время работы в команде
Зависимости
Свободное время, встречи и контрольные точки
Финал крайний срок
Любые сделанные вами предположения
Серьезные изменения со времени вашего последнего разговора

Нет ничего более неловкого, чем представить план с ошибкой или обещанием, которое вы не можете сдержать. Если вы потратите несколько минут на то, чтобы получить одобрение от своей команды, все будут уверены в вашем плане.

Просмотрите свой план проекта с заинтересованными сторонами

После того, как вы подтвердите план с вашей командой и получите их полное одобрение, вы готовы поделиться своим планом проекта с заинтересованными сторонами.

При предоставлении плана проекта не забудьте предоставить его краткое изложение. Это может быть краткое описание проекта или устав проекта. Краткий обзор общей методологии, ресурсов, предположений, сроков и соответствующих сроков проверки поможет вам понять, что план означает для проекта и всех участников.

Планы проекта могут быть пугающими, поэтому запланируйте время, чтобы представить план проекта вашим заинтересованным сторонам на высоком уровне. Вот некоторые моменты, на которые вы хотели бы обратить внимание в ходе этого обзора:

Общий процесс и темп
Основные результаты и сроки
Время, необходимое для рассмотрения результатов
Общее время для групп задач или этапов
Насколько вы далеки от крайнего срока
Место для маневра окончательный крайний срок

Если заинтересованное лицо интересуется ежедневными деталями, не стесняйтесь пройтись по плану построчно. В противном случае начните с объяснения общих разделов или этапов и обязательно возвращайтесь к своему плану через определенные промежутки времени в течение всего проекта, чтобы напомнить им о задачах, следующих шагах и общем прогрессе.

Шаг 5: Выполняйте свой план и корректируйте его по мере необходимости

Некоторые проекты гладкие и простые в управлении, а другие представляют собой полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь. К счастью, наличие четкого плана проекта — ваша лучшая защита от хаоса в проекте, когда работа уже началась.

Работайте по плану

Помните, что планы проектов — это живые документы. Проекты постоянно меняются, и кто-то должен следить за этими изменениями и документировать их. Не забудьте:

Регулярно обновляйте свой план по мере продвижения работы и изменений
Сообщайте об изменениях своей команде, партнерам и заинтересованным сторонам
Отслеживайте и сообщайте о рисках по мере развития вашего проекта

Узнайте, как управлять запросами на изменения, как профессионал.

Как создать план проекта в TeamGantt

Готовы спланировать свой проект в TeamGantt? Следуйте этим простым шагам, чтобы составить хорошо структурированный план, включающий элементы, необходимые для успеха проекта.

1. Введите основные сведения о проекте.

Чтобы создать новый план проекта в TeamGantt, нажмите кнопку New Project в правом верхнем углу экрана My Projects . Затем введите название проекта и дату начала, а также выберите дни недели, которые вы хотите включить в свой план. Нажмите Создать новый проект , чтобы перейти к следующему шагу.

2. Перечислите задачи и этапы проекта.

Теперь начинается настоящее веселье! Введите все различные задачи, которые потребуются для выполнения работы. Если есть какие-либо ключевые встречи, сроки доставки или утверждения, добавьте их в качестве вех в свой план проекта.

3. Организуйте задачи в подгруппы.

Пролистывание одного длинного списка задач может утомить даже лучших из нас. Разбейте задачи на этапы или разделы, чтобы план проекта был легко читаемым и понятным.

4. Добавьте длительность задач и контрольные даты на временную шкалу проекта.

Наглядный план проекта позволяет легко увидеть, что нужно сделать и к какому сроку. Убедитесь, что у каждой задачи есть дата начала и окончания, чтобы ничего не пропустить. Функция перетаскивания TeamGantt делает этот этап планирования быстрым и легким.

5. Соедините связанные задачи с зависимостями.

Добавление зависимостей между задачами обеспечивает выполнение работы в правильном порядке, а также помогает спланировать риски задержки. Если ваш план меняется и вам нужно перемещать задачи, зависимости ускоряют процесс.

6. Назначьте ответственных членов команды для выполнения задач.

Таким образом, не будет путаницы в том, кто чем занимается, и ваша команда сможет обновлять и управлять своими повседневными задачами. Не забывайте проверять доступность команды по пути, чтобы не перегружать кого-либо слишком большим количеством работы.

7. Используйте диаграмму RACI для более четкого определения ролей задач.

Эта функция продвигает подотчетность еще на один шаг вперед, позволяя назначать более конкретные роли для каждой задачи: Ответственный , Подотчетный , Консультант и Информированный . Узнайте, как работают диаграммы RACI и что означает каждая роль.

8. Добавьте почасовые оценки и/или баллы для каждой задачи.

Это позволяет с первого взгляда увидеть подъем каждой задачи. Включение почасовых оценок в план проекта также позволяет более точно управлять рабочими нагрузками и отслеживать излишки.

9. Цветовая маркировка задач для лучшей сканируемости.

Вы можете использовать цвета для классификации задач по фазам проекта, приоритету, отделу или члену команды — все, что имеет смысл для вас и вашей команды.

10. Добавляйте примечания для уточнения задач или уточнения важных деталей.

Информации не бывает слишком много, если это означает, что у вашей команды есть все необходимое для качественного выполнения работы в срок. Используйте раздел Notes на вкладке Discussion , чтобы ввести любую информацию, которая может оказаться полезной для вашей команды.

11. Загрузить важные документы в проект.

Это обеспечивает доступ к файлам проекта для всех в централизованном хабе. Вы можете прикрепить свой документ по объему работ, требования к проекту, матрицу оценки рисков или даже творческий бриф, чтобы направить свою команду к успешному завершению.

Примеры простого плана проекта

Если вы впервые планируете проект или беретесь за проект совершенно нового типа, вам может быть трудно реализовать свой план. Итак, давайте взглянем на пару примеров планов управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы генерировать идеи для собственного планирования.

Пример плана строительства дома

Строительство дома требует координации бригад и материалов помимо задач и сроков. Вот почему планирование особенно важно в управлении строительными проектами.